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Com o mercado estagnado, otimizar o operacional  e manter uma estrutura mínima são palavras de ordem para empresas que buscam se manter competitiva no cenário atual. Portanto, é com esse pensamento que muitas empresas optam por alugar um espaço para armazenamento de arquivo morto em Goiânia. Neste post você vai encontrar dicas essenciais para armazenar esses itens.


Precisando de um Guarda Volumes em Goiânia?


Dicas para Armazenamento de arquivo morto

Armazenamento de arquivo morto em Goiânia

Identificação das caixas de arquivos

Primeiramente, utilize caixas apropriadas para armazenamento de arquivos. Sobretudo as identifique de maneira clara. Bem como você pode inclusive, utilizar um sistema de cores para facilitar a busca, da maneira que seja mais conveniente para sua empresa.

Dessa forma, pode-se utilizar o esquema de cores para organizar por assuntos. Por exemplo: contratos na cor verde e notas fiscais na cor azul. Ou, então, cada cor pode identificar um trimestre. O importante é que seja fácil de se localizar no seu arquivo.

Separe o que é mais utilizado

Nesse sentido, reserve espaços no seu box especialmente para o arquivo morto, que é o menos utilizado. E, assim, ficará somente com os mais usados. Logo, você nunca mais perderá tempo de ficar procurando em meio a arquivos novos e antigos.

Sendo assim, crie uma lista que te ajude a informar onde cada caixa está armazenada no box e mantenha ela em lugar visível. Nesse viés, o sistema de cores pode estar identificado na lista também, deixando a pesquisa, então, mais rápida.

Planeje o espaço

Procure encontrar o equilíbrio entre a demanda e o espaço contratado de arquivo morto. Pois, você certamente não quer encher um único box de forma que tenha que tirar tudo para encontrar algo específico. Ao passo que não é vantajoso gastar mais dinheiro do que o realmente necessário. Por isso, planeje o espaço.

Além disso, considere o empilhamento máximo das caixas de arquivo, suas dimensões, sua metodologia de organização e tudo o que achar relevante. Pois, alugar um box único pode parecer mais barato do que alugar dois à primeira vista. Porém, e se seus funcionários passarem tempo demais para encontrar o que procuram ? o barato pode sair caro, certo ?

Logo, se você nunca utilizou esse serviço e/ou não possuem métodos organizacionais bem definidos, no que tange a gestão de arquivos. Talvez seja interessante contratar um consultor para te ajudar. Uma vez que ele te ajudará a dimensionar sua necessidade ao alugar um espaço para armazenagem.

Contrate uma empresa de confiança

Antes de tudo, certifique-se de que a empresa atenda os mais exigentes padrões de segurança e confiabilidade. Por isso, consulte pelos certificados obtidos e pelos procedimentos de segurança da empresa.

Além disso, peça a opinião de clientes conhecidos da empresa. Sobre como é o funcionamento, as conveniências e também as inconveniências do serviço. Veja se os modos de operação da empresa de self-storage (como horários de funcionamento, controle de acesso aos seus boxes, etc) atendem às necessidades da sua empresa antes de alugar um espaço para arquivo morto em Goiânia.

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